Bijlagen zijn een integraal onderdeel van een IT contract. Voor de mensen uit de IT-operatie en de business staan de meest interessante afspraken in de bijlagen. De juristen richten hun blik primair op de artikelen van het contract, zonder al te veel belangstelling van de operatie en de business. Het gevolg is dat de bijlagen regelmatig in strijd zijn met de contractteksten, met alle gevolgen van dien. Een integrale benadering van het IT-contract is dan ook noodzakelijk.
Menno Weij stelde zich in zijn laatste bijdrage op Blogit de vraag hoe hard de verplichtingen in een bijlage bij een contract zijn. Dit naar aanleiding van het oordeel van de rechtbank in een geschil tussen de softwareleverancier Alert en het Tweesteden Ziekenhuis. Dat geschil draaide onder meer om de uitleg van het implementatieplan dat als bijlage onderdeel uitmaakte van de overeenkomst tussen de partijen. De rechtbank concludeert onder meer dat daarin geen ‘harde’ afspraken zijn opgenomen.
Bijlagen integraal onderdeel van contract
Voor Weij roept dit vonnis de vraag op of de rechtbank hiermee zegt dat in een bijlage geen harde afspraken kunnen worden opgenomen. Het vonnis wijst in mijn ogen juist de andere kant op. Het maakt duidelijk dat bijlagen een integraal onderdeel vormen van een contract en dat de formulering van de bijlagen van belang is om vast te stellen wat partijen nu precies hebben afgesproken.
In een geschil zal de rechter vaak het contract moeten uitleggen. Hij probeert daarvoor de bedoelingen van partijen te achterhalen maar kijkt vooral naar de bewoordingen van het contract. Met andere woorden, het is van groot belang dat het contract duidelijk weergeeft wat partijen afspreken. En dat betreft dan niet alleen de juridische artikelen van het contract maar ook – of misschien zelfs wel vooral – de inhoud van de bijlagen.
En daar wringt de schoen toch wel regelmatig. De bijlagen komen op verschillende manieren tot stand. Sommige zijn van de leverancier, andere zijn standaarden van de klant, de betrokken advocaten of van ingehuurde consultants. Over de belangrijkste bijlagen wordt meestal wel intensief door partijen gesproken, maar ook dan toch vaak aan de hand van een standaardtekst van één van beiden.
Integrale beoordeling is noodzakelijk
Alle stukken komen uiteindelijk tezamen in het contract. In de juridische artikelen wordt keurig verwezen naar de bijlagen en zullen verplichtingen worden opgenomen om de bijlagen na te leven. Maar daarmee zijn partijen er nog niet, het gaat uiteindelijk ook om wat er in de bijlage staat. Door tijdgebrek en soms ook budgettaire beperkingen, vindt de afstemming tussen contracttekst en bijlagen niet of te gehaast plaats.
Dan kan het gebeuren dat in de contracttekst staat dat de leverancier de transformatie moet uitvoeren, terwijl uit het transformatieplan en de governance bijlage volgt dat partijen gezamenlijk de transformatie zullen uitvoeren onder aansturing van een onafhankelijke projectleider. Of uit de bijlage blijkt niet meer dan dat partijen na ondertekening van het contract samen de details van het transformatieplan zullen vaststellen. Als dat het specifieke geval is, dan zijn de afspraken in de desbetreffende bijlage niet ‘hard’. Dat wil zeggen, de naleving ervan is lastig af te dwingen. De risico’s die hieruit voortvloeien kunnen voorkomen worden door bij het contracteren, alle delen van het contract en dus ook de bijlagen serieus en integraal te bekijken.
Dit artikel is ook als blog verschenen op Blogit.nl op 13 maart 2014.
